Tietosuojaseloste

Sosped-säätiön Feeniks-hanke kerää ja ylläpitää toimintansa edellyttämää rekisteriä, joka sisältää henkilötietoja. 

Keräämme henkilötietoja, jotta voimme tarjota mentorointia ja koulutusta,  pitää yhteyttä vapaaehtoisiimme sekä tiedottaa toiminnasta sidosryhmäjäsenille. 

Kunnioitamme ihmisten yksityisyyttä ja pidämme huolta siitä, että kerättyjä tietoja käsitellään ja säilytetään turvallisesti. Käytämme kerättyjä tietoja vain siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty ja mihin on saatu suostumus. 

Tässä selosteessa kuvaamme mahdollisimman avoimesti ja selkeästi 

• mitä henkilötietoja keräämme 
• mitä tarkoitusta varten niitä keräämme 
• miten niitä käsitellään ja säilytetään 
• mitä oikeuksia rekisteröidyllä on ja keneen voi tarvittaessa ottaa yhteyttä 

Kyseessä on henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka on laadittu 24.5.2017. Selostetta on päivitetty 15.03.2021. Selosteessa on otettu huomioon EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. 

Verkkosivuihin liittyvän tietosuojaselosteen löydät Sosped säätiön sivuilta.  

1 Rekisterinpitäjä 

Sosiaalipedagogiikan säätiö 
Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki 

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Miikka Vuorinen 

Feeniks-hankkeen päällikkö 
miikka.vuorinen@sosped.fi, 040 1646411 

3 Rekisterin nimi 

Feeniks-hankeen henkilörekisteri 

4 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus 

Henkilörekisterin tarkoitus on 

• Feeniks-hankeen tarjoaman vertaistuen ja koulutusten järjestäminen 
• tilastotietojen sekä asiakaspalautteen kerääminen palveluiden kehittämiseksi ja markkinoimiseksi 
• yhteydenpito Feeniks-hankkeen vapaaehtoisten ja sidosryhmäjäsenten kanssa 

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyn henkilön suostumuksella ja rekisteri- ja tietosuojaseloste on luettavissa verkkosivuilla. 

5 Rekisterin tietosisältö 

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja: 

Alueelliset interventiot – hakulomake kunnille & järjestöille 

• Kunta/ järjestö/ muu 
• organisaation nimi 
• yhteyshenkilön nimi 
• yhteyshenkilön s-posti 
• puh. numero 
• miksi haette mukaan 

Ilmoittautuminen Feeniksin alueellisiin ryhmiin 

• Nimi 
• puhelinnumero & s-posti 
• ikä 
• paikkakunta 
• kiinnostus eri ryhmäaktiviteetteja kohtaan 
• oma elämäntilanne 
• muuta 

Mentorikoulutukseen ilmoittautuvat 

• Nimi 
• Ikä 
• Asuinpaikkakunta 
• puhelinnumero 
• sähköpostiosoite 
• Oma työtilanne 
• Miksi haluat ryhtyä feeniks -mentoriksi? 
• Mitä odotat koulutukselta? 
• Millainen työhistoria sinulla on? 
• Millainen elämäntilanteesi on tällä hetkellä? 

Mentorikoulutuksen palautekysely 

• Kuinka tyytyväinen olit (koulututet asiat, tehdyt harjoitukset, kouluttajat) 
• Haluaisitko täsmentää edellisen kysymyksen vastauksiasi? 
• Asteikolla 1-10, kuinka hyvät valmiudet koulutus mielestäsi antoi tulevaa mentorin tehtävää varten? 
• Asteikolla, 1-5 kuinka motivoitunut olet aloittamaan mentoroinnin? 
• Asteikolla 1-5, kuinka selkeän kuvan sait Feeniks hankkeesta? 
• Toiveikkuuteni kasvoi koulutuksen myötä? 
• Usko omaan kykyyni aikaansaada asioita kasvoi koulutuksen myötä? 
• Mistä asioista haluaisit tietää lisää? 
• Mitä muita terveisiä haluaisit lähettää Feeniks tiimille? 

Mentorien kokema muutos 

• Ikä (alle 45 v., yli 45 v.) 
• sukupuoli 
• Perhetilanne (seurustelu, avioliitto, leski) 
• Huollettavia lapsia (kyllä, ei) 
• Työtilanne (opiskelija, kokopäivätyö, osa-aikatyö, yrittäjä, työtön, lomautettu, muu) 
• Jos voisit työllistyä joihinkin tehtäviin tai opiskella mitä tahansa asiaa, mikä se olisi? 
• Jos voisit valita minkä tahansa taidon tai asian, jonka oppisit hyvin, mikä se olisi? Voit myös miettiä mitä haluaisit oppia osaamaan paremmin 
• Minkälaisia vaikutuksia Feeniksiin osallistumisella on ollut elämääsi? (1-7) (arjessa hyvinvointia tukevat rutiinit, energisyys, terveydestä huolen pitäminen, ajanvietto tärkeiden ihmisten kanssa, viikottainen mielekäs tekeminen, oman oppimisen tiedostaminen, oppimisen vaikeus, oppimisasenne, asioiden selvittäminen, tietojen jakaminen muiden kanssa, ihmissuhdetaidot, itsensä johtaminen, teknisten laitteiden hallitseminen, muutosvalmius, unelmat, toisten puolesta iloitseminen, tavoitteet 2 v. päästä, vaivannäkö suunnitelmien eteen, luottavaisuus tulevasta) 
• Onko Feeniks vaikuttanut selvästi joihinkin edellä mainituista osa-alueista? 
• Mahdolliseen muutokseen ovat vaikuttaneet Feeniksin lisäksi myös seuraavat asiat: 
• Miten Feeniks-hankkeeseen osallistuminen tulee hyödyttämään sinua omassa elämässäsi? 
• Onko sinulla vielä jotakin palautetta työntekijöille? 

Osallistujien kokema muutos 

•  Ikä (alle 45 v., yli 45 v.) 
• sukupuoli 
• Perhetilanne (seurustelu, avioliitto, leski) 
• Huollettavia lapsia (kyllä, ei) 
• Työtilanne (opiskelija, kokopäivätyö, osa-aikatyö, yrittäjä, työtön, lomautettu, muu) 
• Jos voisit työllistyä joihinkin tehtäviin tai opiskella mitä tahansa asiaa, mikä se olisi? 
• Jos voisit valita minkä tahansa taidon tai asian, jonka oppisit hyvin, mikä se olisi? Voit myös miettiä mitä haluaisit oppia osaamaan paremmin 
• Minkälaisia vaikutuksia Feeniksiin osallistumisella on ollut elämääsi? (1-7) (arjessa hyvinvointia tukevat rutiinit, energisyys, terveydestä huolen pitäminen, ajanvietto tärkeiden ihmisten kanssa, viikottainen mielekäs tekeminen, oman oppimisen tiedostaminen, oppimisen vaikeus, oppimisasenne, asioiden selvittäminen, tietojen jakaminen muiden kanssa, ihmissuhdetaidot, itsensä johtaminen, teknisten laitteiden hallitseminen, muutosvalmius, unelmat, toisten puolesta iloitseminen, tavoitteet 2 v. päästä, vaivannäkö suunnitelmien eteen, luottavaisuus tulevasta) 
• Onko Feeniks vaikuttanut selvästi joihinkin edellä mainituista osa-alueista? 
• Mahdolliseen muutokseen ovat vaikuttaneet Feeniksin lisäksi myös seuraavat asiat: 
• Miten Feeniks-hankkeeseen osallistuminen tulee hyödyttämään sinua omassa elämässäsi? 
• Onko sinulla vielä jotakin palautetta työntekijöille? 

Kysely Feeniks-Akatemian valmennuskokonaisuuteen osallistuville 

• Organisaatio missä työskentelet? 
• Minkälaisissa tehtävissä toimit? 
• Miten koko organisaationne (virasto, ministeriö ym.) tukee oppimista organisaatiotasolla rakenteiden kautta? Voit kuvata vastauksissasi esimerkiksi suosituksia, koulutuskäytänteitä, viestintää, palkitsemiskäytänteitä, tapahtumia ym.? 
• Mitä organisaation osaa seuraavat vastaukset käsittelevät? 
• Miten oppimisen edistäminen näkyy eri esimiesten johtamisessa yleisesti? Voit miettiä vastatessasi esimerkiksi, miten johto mallintaa, rohkaisee tai odottaa oppimista. 
• Millä tavoin uusien asioiden oppimista mahdollistetaan ja palkitaan tällä hetkellä? Huomioi vastatessasi esimerkiksi resursseja (raha & aika), oppimisen suhdetta toimenkuvaasi, jne. 
• Minkälaiseksi koet tällä hetkellä mahdollisuutesi ajatella itsenäisesti ja toteuttaa itseäsi työssäsi? Ole hyvä ja anna näistä asioista mahdollisimman konkreettisia esimerkkejä? 
• Miten työyhteisössänne syntyy kokeilemiseen liittyvää aloitteellisuutta? Mieti vastatessasi tapahtuuko tämä esimerkiksi työntekijöiden (kaikki, tietyt), vai johdon vai kenties molempien yhteisessä vuorovaikutuksessa. 
• Osana järjestettävää valmennuskokonaisuutta on tarkoitus valmentaa valtiohallinnon eri organisaatioihin ns. oppimismentoreita. Oppimismentorit ovat työntekijöitä, jotka valmennetaan tukemaan kollegoitaan oppimisessa.  Minkälaista muutosta toivotte oppimismentorien saavan aikaan? Ole vastauksissasi mahdollisimman täsmällinen 

Kysely Feeniks-Akatemian valmennuskokonaisuuteen osallistuvien kollegoille 

• Organisaatio missä työskentelet? 
• Minkälaisissa tehtävissä toimit? 
• Miten koko organisaationne (virasto, ministeriö ym.) tukee oppimista organisaatiotasolla rakenteiden kautta? Voit kuvata vastauksissasi esimerkiksi suosituksia, koulutuskäytänteitä, viestintää, palkitsemiskäytänteitä, tapahtumia ym.? 
• Mitä organisaation osaa seuraavat vastaukset käsittelevät? 
• Miten oppimisen edistäminen näkyy eri esimiesten johtamisessa yleisesti? Voit miettiä vastatessasi esimerkiksi, miten johto mallintaa, rohkaisee tai odottaa oppimista. 
• Millä tavoin uusien asioiden oppimista mahdollistetaan ja palkitaan tällä hetkellä? Huomioi vastatessasi esimerkiksi resursseja (raha & aika), oppimisen suhdetta toimenkuvaasi, jne. 
• Minkälaiseksi koet tällä hetkellä mahdollisuutesi ajatella itsenäisesti ja toteuttaa itseäsi työssäsi? Ole hyvä ja anna näistä asioista mahdollisimman konkreettisia esimerkkejä? 
• Miten työyhteisössänne syntyy kokeilemiseen liittyvää aloitteellisuutta? Mieti vastatessasi tapahtuuko tämä esimerkiksi työntekijöiden (kaikki, tietyt), vai johdon vai kenties molempien yhteisessä vuorovaikutuksessa. 
• Miten itse toivoisit organisaationne oppimiskäytänteitä kehitettävän? 

Kysely Feeniks-Akatemian myötä tapahtuvista vaikutuksista oppimismentoreille 

• Nimi 
• organisaatio 
• onnistumisen kokemukset 
• haasteet/ ongelmat oppimismentorina  
• kokemus saadun tuen riittävyydestä (1-5) 
• perustelut tuen riittävyydestä 
• kokonaisfiilis oppimismentoroinnista 
• odotukset itselle oppimismentorina 
• valitun työyhteisön kehittämistarpeet 
• kehityskohteiden valmiusaste(1-5) 
• perustelut valmiudesta 
• mentoroinnin hyödyllisyys & vaikuttavuus(1-5) 
• perustelut & konkreettiset esimerkit 
• kuinka montaa miestä tuettu/ hyödyttänyt 
• kuinka montaa naista tuettu/ hyödyttänyt 
• todennäköisyys suositella oppimismentorointia(1-10) 
• terveiset & kysymykset 

Sidosryhmäjäsenten yhteystietolista 

• Nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite,  

Feeniks-hanke-uutiskirje 

•  Sähköpostiosoite 

Lisätietoa Feeniks-hanke-uutiskirjeestä 

6 Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Muita säännönmukaisia ulkopuolisia tietolähteitä ei käytetä. 

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman asiakkaan lupaa. 

Vertaisryhmiin ilmoittautuneiden tiedot (etunimi, puhelinnumero, kuvaus odotuksista ja elämäntilanteesta) toimitetaan sähköpostitse ko. kaupungin ryhmän vapaaehtoiselle vertaisohjaajalle, joka on allekirjoittanut vaitiolositoumuksen. 

Henkilötietoja ei luovuta henkilötietoja markkinointitarkoituksiin. 

Rekisterinpitäjä ei itse kohdista asiakkaille markkinointia ilman asiakkaan lupaa. 

Henkilötietoja voidaan siirtää muualle, mikäli rekisterin ylläpitämiseen valittu palveluntarjoaja vaihtuu. 

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

9 Rekisterin suojaaminen ja tietoturva 

Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä. 

Rekisteriä säilytetään digitaalisessa muodossa, tietoturvallisessa pilvipalvelussa. Rekisteritiedoista ei muodosteta manuaalisia (paperisia tms.) aineistoja. 

Rekisterin tietoturvallisuus varmistetaan palveluntarjoajan suojauksien lisäksi työntekijöiden henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, jotka vaihtuvat säännöllisesti. 

Ainoastaan Feeniks-hankeen työntekijöillä on käyttöoikeus ja pääsy rekisteriin. Käyttöoikeus poistetaan työsuhteen päättyessä. 

10 Henkilötietojen säilytysaika 

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti tallentamispäivästä kaksi kalenterivuotta, jonka jälkeen ne poistetaan. Jäljelle jäävät vain tilastotiedot, joista rekisteröityä ei voida tunnistaa. 

Vapaaehtoiset vertaisohjaajat poistavat vertaisryhmiin ilmoittautuneiden tiedot itseltään ryhmän päätyttyä. 

Feeniks-hankeen vapaaehtoisten tietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö on toiminnassa mukana. 

Sidosryhmäjäsenten tietoja säilytetään toistaiseksi, ellei henkilö itse pyydä niitä poistettavaksi. 

Feeniks-hanke-uutiskirjeen tilanneiden tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö peruuttaa uutiskirjeen tilauksen. 

11 Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26-28 §:n mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja vaatia virheellisen tiedon oikaisemista tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. 

Rekisteröidyn tulee esittää pyynnöt sähköpostitse rekisterinpitäjälle kohdan 2 mukaiseen osoitteeseen. Kerro pyynnön yhteydessä: 

1. Nimi 

2. Puhelinnumero ja sähköpostiosoite 

3. Onko kyseessä 

• tietojen tarkastaminen, oikaiseminen tai poistaminen 
• suostumuksen peruuttaminen tai muuttaminen 
• tietojen käsittelyn vastustaminen tai käsittelyn rajoittaminen 

4. Onko kyseessä 

• Vertaistuen palvelu (vertaisryhmä, voimavarakurssi, Feeniks-hanke-chat, vertaisohjaajan peruskoulutus) 
• Vapaaehtoisten yhteystietolista 
• Sidosryhmien yhteystietolista 

12 Valitusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti. 

13 Tietosuojaselosteen muutokset 

Tätä selostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Selosteen päiväys ilmoitetaan johdannossa. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.