23.1.2020 — Blogi

Feeniks vieraskynän kirjoittajana toimii työpsykologi Liisa Puskala. Hän tarkastelee blogissaan niitä tarinoita, joita Feeniksissä on kohdattu. Tarinat on anonymisoitu ja nimet on muutettu.

Pitkän linjan ammattimies Mikko kertoo: ”Työelämääni on hiipinyt digiä salakavalasti. Matkapuhelin tuntui kyllä ensin vähän luksukselta ja sen käyttökin oli alkuun helppoa, kun puhelukäytännöt tuntuivat kuitenkin säilyvän ennallaan. Mitä nyt alkuun kuuluu kysyä ”Onko paha paikka?”

Sitten puhelimen näyttö alkoi kasvaa ja se alkoi piipata muitakin ilmoituksia kuin tekstiviestin saapuminen. Yhä enemmän kommunikaatiosta siirtyi sähköpostiin. 

”Kun se kapula jo kerran oli minulle annettu, en kehdannut kysellä sen käyttöön sen enempää ohjeistusta.”

Pääsihän asioista vielä kärryille, kun kysyi viikkopalaverissa ja jäi tarvittaessa toimistolla jututtamaan porukoita. Ja jos se ei riittänyt, niin ainahan Pirkko auttoi. Oli se Pirkko muuten näppärä ja ystävällinen. Harmi, että jäi eläkkeelle!

Nyt eri järjestelmien laskemiseen eivät riitä sormet eikä varpaat. Kuulemma sähköpostista on tullut jo vanhanaikaista! Ja kun toimiston väeltä kysyy asioista, ne tiuskivat vaan jostain jammerista! Eikö kukaan enää tee oikeita töitä? Miksi vaan hössötetään digi sitä ja digi tätä?”

puhe + muisti >>> järjestelmä + lukeminen

Digitalisoituva työ on siirtänyt monet suullisesti siirtyneet asiat kirjalliseen muotoon. Työelämän tieto kulkee nyt palaverien, puhelujen ja toimistokeskustelujen sijaan viesteissä, järjestelmien kentissä, jaetuissa dokumenteissa ja ryhmäsovelluksissa. Uudet järjestelmät putkahtavat käyttöön kuin leipäkone joulupaketista: ”Siinä, tykkäät varmaan käyttää! Se on kuulemma nyt kuuminta hottia.”

Järjestelmätaitojen lisäksi lukeminen työelämätaitona korostuu niissäkin tehtävissä, joissa on ennen pärjännyt kevyemmälläkin lukutaidolla. Samaan aikaan varsinkin poikien lukuinto laskee. PISA 2018 -tutkimuksen mukaan 63% pojista lukee vain jos on pakko. Tutkimus arvioi 13,5 prosentin lukutaidon heikoksi. Ylen mukaan Suomessa oli jo 2010-luvun alussa 370 000 työikäistä, joilla on vaikeuksia lukutaidon kanssa. Kuinka he pärjäävät digitalisoituvassa työelämässä, kun takamatkaa pelkästään lukemisessa kirittävänä jo kouluajoilta? 

Arkea ei lainkaan helpota, että järjestelmien perehdytyksessä on vakavia puutteita.

Kuvitellaan, että asentamalla sovellus koneisiin, asentuu myös työntekijöiden ymmärrys järjestelmän käyttötarkoituksesta, sovelluksen tuomista muutoksista toimintatapaan, sovelluksen käyttötaito ja käyttämiseen harjaantuminen.

Varmastikin leipäkoneiden käyttöaste ja -taito olisi ollut parempi, jos lahjan saajan eli käyttäjän kanssa olisi keskusteltu leivontajärjestelmän roolista ja hyödyistä vastuualueen ruokintaprosesseissa jo ennen hankintaa.

Se, että joku alkaa jankuttaa seeärrämmästä ei muuta muiden toimintaa asiakkuudenhallintatilanteissa, ellei samassa yhteydessä puhuta ensin yhdessä siitä, miten asiakkaita halutaan jatkossa palvella ja mikä olisi CRM-sovelluksen tuoma apu tai teho toimintatapaan. 

Sen jälkeen on vielä varattava riittävästi aikaa uusien järjestelmän tukemien tehtävien perehdyttämiseen ja työohjeiden päivittämiseen.

Perehdytys ja työnopastus uusiin järjestelmiin ja toimintatapoihin myös vanhoille työntekijöille on lakisääteistä monesta hyvästä syystä: 

• suuri työtapaturmien syy on huono perehdytys. Tietotyössä järjestelmien käytössä tapahtuvat lipsahdukset ja vahingot heikentävät asiakaskokemusta tai esimerkiksi kadottavat tilauksia ja asiakastietoa tai jakavat sitä liian isolle yleisölle.
• osaamisen äärirajoilla ponnistelu lisää kuormitusta ja voi pitkittyessään johtaa virheisiin ja jopa uupumiseen
• osaamattomuus voi kiristää työyhteisön välejä ja lisätä psykososiaalista kuormitusta. esimerkiksi kiusaamista ja työyhteisöstä eristämistä
• vasta rutiinitasolle hioutunut osaaminen varmistaa oikean toiminnan myös kiiretilanteissa
• järjestelmästä ei koskaan saada tavoiteltuja hyötyjä irti, jos kaikki eivät käytä sitä tavoitellulla tavalla. Hankintabudjetin lisäksi on varattava reilusti rahaa perehdyttämiseen ja käyttäjätukeen sekä aikaa sovelluksen käyttötavoista keskusteluun työyhteisön kesken.

On nurinkurista, että järjestelmät, joiden ajatellaan helpottavan ja sujuvoittavan töitämme, voivat olla myös massiivinen riski niin työturvallisuudelle kuin prosessien sujuvuudellekin.

Parhaimmillaan sovellusten hankinnassa arvioidaan myös niiden opittavuutta ja helppokäyttöisyyttä. Näin varmistetaan sujuva digituettu tulevaisuus kaikille, myös Mikolle.

Vieraskynäkirjoittaja -Liisa Puskala. Kirjoittajaan voit tutustua tästä: https://www.linkedin.com/in/liisapuskala/